Acuerdo de Tratamiento de Datos
Última actualización: julio 2026
Este Acuerdo de Tratamiento de Datos (el “Acuerdo” o “DPA”) regula el tratamiento de datos personales que Viinzy realiza por cuenta de la agencia cliente (el “Cliente”) al prestar la Plataforma. Forma parte integral de los Términos de Servicio y aplica cuando Viinzy trata datos personales en nombre del Cliente.
1. Roles de las partes
En los términos de la Ley 1581 de 2012 de Colombia y su normativa reglamentaria, el Cliente actúa como Responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes y contactos, y Viinzy actúa como Encargado, tratando dichos datos únicamente conforme a las instrucciones del Cliente y para prestar el servicio.
2. Objeto y alcance del tratamiento
- Finalidad: prestar la Plataforma (gestión de clientes, pólizas, cartera, comunicaciones y demás funciones contratadas).
- Duración: mientras esté vigente la relación contractual, más los plazos legales de conservación.
- Tipos de datos: datos de identificación y contacto, datos de pólizas y coberturas, y demás información que el Cliente decida cargar.
- Categorías de titulares: clientes, prospectos, asegurados y contactos del Cliente; y usuarios del Cliente.
3. Obligaciones de Viinzy como Encargado
- Tratar los datos únicamente según las instrucciones documentadas del Cliente.
- Garantizar la confidencialidad del personal autorizado a tratar los datos.
- Aplicar medidas técnicas y organizativas de seguridad apropiadas (ver sección 5).
- Asistir al Cliente para atender solicitudes de los titulares (acceso, corrección, supresión, revocatoria).
- Notificar sin demora indebida al Cliente ante un incidente de seguridad que afecte datos personales.
- Suprimir o devolver los datos al terminar el servicio, salvo obligación legal de conservarlos.
4. Subencargados
El Cliente autoriza a Viinzy a apoyarse en subencargados (proveedores de infraestructura, mensajería y modelos de IA) para prestar el servicio. Viinzy mantiene contratos con dichos subencargados con obligaciones de protección equivalentes a las de este Acuerdo, e informará al Cliente sobre cambios relevantes en la lista de subencargados. Entre las categorías de subencargados se incluyen proveedores de alojamiento en la nube, de envío de comunicaciones y de modelos de inteligencia artificial (ver la Política de Uso de IA).
5. Medidas de seguridad
Viinzy aplica medidas técnicas y organizativas que incluyen, entre otras: cifrado en tránsito, aislamiento de datos por agencia (multi-tenant), control de acceso por roles, autenticación de los usuarios y registro de actividad. El detalle de estos controles, incluido el proceso de notificación de incidentes, está en la Política de Seguridad de la Información.
6. Transferencias internacionales
Algunos subencargados pueden procesar datos fuera de Colombia. En tales casos, Viinzy adopta las salvaguardas exigidas por la normativa aplicable para que la transferencia cuente con un nivel de protección adecuado.
7. Derechos de los titulares
Los titulares pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como revocar la autorización, ante el Cliente en su calidad de Responsable. Viinzy asistirá razonablemente al Cliente para atender dichas solicitudes. Para el tratamiento que Viinzy realiza como Responsable de sus propios datos, consulta la Política de Privacidad y Habeas Data.
8. Vigencia
Este Acuerdo estará vigente mientras Viinzy trate datos personales por cuenta del Cliente. Las obligaciones que por su naturaleza deban subsistir (confidencialidad, supresión) permanecerán vigentes tras la terminación.
Para solicitar la versión firmable de este Acuerdo o resolver dudas, escríbenos a soporte@viinzy.com.